外部人材と効果的に連携するにはどうすればいい？業務内容に応じた3つのコミュニケーション体制から最適なものを選び、適切なツールを使い分けることが重要です。シンプルなタスク依頼なら窓口担当を1名決める「マンツーマン型」、プロジェクト単位ならチームに組み込む「チームメンバー型」、成果ミッションを任せるなら社内リソースへのアクセス権を与える「インサイダー型」が適しています。ツールは目的別に、信頼構築には対面やビデオ会議、迅速な連絡にはSlack等のチャット、共同作業にはGoogle WorkspaceやOneDriveを活用しましょう。本記事でわかること業務別に選ぶ3つの連携体制目的に応じたツールの使い分け方主要デジタルツールの特徴と選び方外部人材を「チームの一員」にするコツ外部人材を活かすコミュニケーション体制の3パターン上述の過去記事でも取り上げましたが、外部人材の豊富なスキルやノウハウを最大限発揮してもらうには、「業務をタスク単位で外注している」というアウトソーシング的な捉え方ではなく、依頼業務が何であれ「組織やチームの一員として」連携し、報告・連絡・相談を密に行うという前提でいることが理想ではあります。スムーズなコミュニケーションというのは、わかりやすくそのまま迅速で効率的な業務遂行を実現することに直結するので、組織体制や風土、依頼業務に応じた適切なコミュニケーション体制を選んでいくと良いでしょう。ここでは、3つのコミュニケーション体制を紹介してみます。パターン１：マンツーマン型これは、外部人材とやりとりをする社内の窓口担当を1名決め、その担当者を通じてすべてのコミュニケーションを行う方法です。一つひとつの業務が明確で、都度納品していくような「タスク型」の仕事で協働する場合に向いています。つまり、依頼業務がシンプルであれば無理に煩雑な連携体制にせず、教育で言うメンター的な関係性にしてしまうという考え方です。パターン２：チームメンバー型これは、複数の社員で構成される部署やチームに外部人材がアサインされる形で、チームメンバー間で多方向にコミュニケーションを取っていく方法です。IT系やベンチャー企業に多い「プロジェクト型」（特定の目的を達成するために専門スキルのあるメンバーを社内外を問わず集めプロジェクト化するチーム構造）の仕事に向いています。これは実質的には社員同様の人材確保に近く、契約期間も長くなりやすい仕事が多い傾向にありますので、お伝えしたような「組織やチームの一員として」捉え信頼するという関係性がより重要になります。パターン３：インサイダー型これは、外部人材に社内の情報インフラやリソースへのアクセス権限を与えて、必要に応じて様々な社員とコミュニケーションをとっていく方法です。売上獲得や販路開拓、特定の専門技術を要するものなど、明確な成果（ミッション）に向けてその外部人材に役割を進行してもらう「ミッション型」の仕事に向いています。いわば専門家のようなイメージですので、リスク的に問題ない範囲で任せていくというスタイルになります。皆さんの組織では、どのような仕事の形式を取ることが多いのかを押さえた上で、適切なコミュニケーション体制について検討し、外部人材のみならず既存社員との連携もさらに深まるようなチームビルディングを目指してみましょう。最適なコミュニケーション手段を選んで駆使しようさて、ここまでは組織やチームの体制づくりの話をしてきましたが、ここからはミスコミュニケーションや認識齟齬を少なくしていくのに重要なコミュニケーション手段・ツールに焦点を当てていきます。まずポイントになるのは、目的やシーンに応じて手段や方法を使い分けることです。主なコミュニケーション手段と用途を以下の表に整理しましたので、確認していきましょう。信頼関係構築や相互理解において、対面でのコミュニケーションに勝るものはありません。特に外部人材に、初回のメンバー紹介、業務説明などを行う場面は対面を推奨します。リモートワークが主流になっている今だからこそ、不定期でもチームメンバーが対面し、会話できる機会を大切にしましょう。また、リモートでもビデオ会議を通して互いの表情を確認することで、対面と遜色のない情報量を得ることができるでしょう。チャットも、メールよりも手軽で迅速な意思疎通が可能なだけでなく、隣のデスクの人に話しかける感覚で会話できるので、関係性構築にも効果的です。加えて、昨今ではリモートワークの潮流もあってに、世代に問わずデジタルツールの活用がますます活発になっています。どのツールも使い方は容易で、慣れればコミュニケーション手段としても役立つものばかりです。最低限使いこなしておきたい主要ツールを見ていきましょう。チャットツールでは、近年は「Slack」を活用する企業が増えています。業務やプロジェクトごとに「チャンネル」というグループを作成し、必要に応じてクローズドにして情報レベルに応じたやりとりができるため、社内外を問わず連携がしやすくなると思います。ビデオ会議ツールでは、通信が安定しておりかつ無料版から利用できる「Zoom」や、暗号化技術を用いたセキュリティの高さに定評がある「CISCO Webex Meetings」が不動の人気です。共同編集ツールであれば、「G Suite（Google Workspace）」や「One Drive」などはクラウド上にファイルを共有できることはもちろん、複数人で同じドキュメントを開きながらリアルタイムで編集を行えるので、リモートでの共同作業などに便利です。今回は一部のツールを取り上げましたが、世界では日々新しいツール・サービスが展開されています。気になったものはまずは試してみて、自分や組織に合ったツールを見つけることが大切です。外部人材も含めたチームでのコミュニケーションがより円滑に行なえる環境を整えましょう。まとめいかがでしたか？今回は、外部人材のスキルを最大限活かすための、業務別に適したコミュニケーション体制やツールを紹介しました。リモートワーク下でも、ぜひ各企業に応じたコミュニケーション体制を築き、パフォーマンスの向上につなげていただけたらと思います。マイナビProfessionalのご紹介「外部人材との連携がうまくいかない」「コミュニケーション体制を整えたいが、何から始めればいいかわからない」——そんな課題を感じていませんか？マイナビProfessionalは、組織設計やチームビルディングに豊富な経験を持つプロ人材が、貴社の外部人材活用を成功に導くサービスです。コミュニケーション体制の設計から、ツール導入・運用ルールの整備、さらには社内への定着支援まで、戦略と実行の両面で伴走します。6万人超のプロ人材データベースから、貴社の業務形態や組織風土に合った最適な人材をご提案。マイナビ専任チームが課題整理から進行管理まで担うため、初めての外部人材活用でも安心してスタートできます。「まずは自社に合った連携体制を相談したい」という段階でも構いません。外部人材活用の支援事例をまとめた資料もご用意していますので、まずはサービス資料をご覧いただき、お気軽にご相談ください。