この記事でわかること 採用における歩留まりの意味と計算方法 歩留まり率の平均値と自社の数値を比較する際の注意点 歩留まりが低下している選考段階の見つけ方 選考段階ごとに歩留まりが低下する原因 限られた人員で取り組める歩留まりの改善方法 はじめに 「応募は集まっているのに、選考が進むにつれて候補者が減り、採用まで辿り着かない」という状況にお悩みではありませんか。こういった課題がある場合は、選考ごとの通過率を確認し、候補者が大きく減っている採用段階を特定することから始めましょう。 この記事では、採用における歩留まりの意味や計算方法、課題を絞り込む手順、選考段階ごとに考えられる原因と改善策を解説します。 採用の歩留まりとは 採用の歩留まり＝次の選考に進んだ人の割合のこと 採用の歩留まりとは、選考の各段階から次の段階へ進んだ人の割合のことです。最終的な採用人数だけでは、選考のどこに課題があるのかはわかりません。選考を段階ごとに分けて数字を確認することで、候補者がどこで減っているのかを把握できます。 ＜確認項目例＞ 応募者全体のうち、何人が書類選考を通過したのか 面接を設定した人のうち、何人が実際に参加したのか 歩留まりはもともと製造業などで使われてきた言葉で、投入した原料に対して製品として完成した割合を表します。採用では、候補者が次の選考へ進んだ割合を意味します。たとえば、応募者100人のうち60人が書類選考を通過した場合、書類通過率は60%です。さらに、面接を設定した50人のうち40人が参加した場合、面接参加率は80%となります。 採用の歩留まりを見てわかること 歩留まりを見る目的は、採用活動のどの段階に課題があるのかを見つけることです。歩留まりは数字の良し悪しを評価するためだけの指標ではありません。候補者が減っている段階を見つけて、優先的に見直すべき場所を決めるために活用します。 応募者が十分に集まっていても書類通過者が少ない場合は、募集条件と応募者にミスマッチが生じている可能性があります。面接まで進む候補者は多いものの内定承諾者が少ない場合は、選考期間や提示条件が要因となっているかもしれません。 最終的な採用人数にとらわれすぎると、見直すべき選考段階を特定できず、採用活動全体を改善しようとしがちです。しかし、複数の施策を同時に実施すると、どの施策が数字に影響したのか判断できません。コストや作業量も増えるため、採用に使える人手や時間が限られている企業ほど優先順位を決めることが重要です。 歩留まりの計算方法と、確認する段階の分け方 採用の歩留まりの計算式は「次に進んだ人÷その段階に来た人」 歩留まり率とは、各選考の対象者のうち、次の選考へ進んだ人の割合のことで、次の計算式で求めます。 歩留まり率（%）＝次の選考へ進んだ人数÷選考の対象者数×100 たとえば、応募者100人のうち50人が書類選考を通過した場合、以下のように計算して書類通過率は50%と求められます。 50人÷100人×100＝50% 計算する際に注意したいのが、確認する選考に応じて分母と分子を変えることです。書類通過率であれば「応募者数」を分母、「書類通過者数」を分子にします。面接参加率では「面接設定者数」が分母、「面接参加者数」が分子です。すべての割合を応募者数から計算すると、どの選考で候補者が減ったのかを正確に把握することができません。選考ごとに歩留まり率を計算し、直前の選考から何人が次へ進んだかを確認することがポイントです。 採用活動を5段階に分けて4つの通過率を確認する 採用活動のどこに課題があるかを把握するには、選考の流れを分けて確認します。本記事では、応募・書類選考・面接設定・面接・内定承諾の5つに区切ります。確認するのはこの5つの段階そのものではなく、それぞれの間にある4つの通過率です。内定承諾は最後の到達地点となるため、通過率は計算しません。この4つの数字を並べることで、どの段階で候補者が大きく減っているのかを確認します。 採用活動の区切り 確認項目 計算式 応募 書類通過率 書類通過者数÷応募者数×100 書類選考 面接設定率 面接設定者数÷書類通過者数×100 面接設定 面接参加率 面接参加者数÷面接設定者数×100 面接 内定承諾率 内定承諾者数÷面接参加者数×100 内定承諾 ― ― 歩留まり率は前回と集計条件をそろえて比較する 歩留まり率を継続して比較する場合は、人数を数える条件と集計期間を統一します。集計方法が変わると、前回と今回の数字を正しく比較できません。たとえば、面接前の辞退者を面接設定者数に含める月と、含めない月があるとします。この場合、面接参加率が変化しても、それが採用活動の改善によるものなのか、数え方の違いによるものなのか判断できません。 再応募者や複数職種への応募をどのように数えるか、選考途中の候補者を集計に含めるかといったルールも決めておきます。集計期間についても「毎月1日から末日まで」のように条件をそろえましょう。 歩留まり率を記録する際は、各選考の具体的な人数も記録します。同じ条件で集計した前回の数字と比較することで、変化を正確に判断できます。 歩留まりの平均値をそのまま目標に置かない 公開されている調査の平均値と、参考時の注意点 2023年のマイナビの調査によれば、中途採用における面接設定率は48.6%、内定率は63.2%でした[1]。この調査は、従業員数3名以上の企業で2023年1～12月に中途採用業務を担当した人事担当者を対象に実施されました。 面接設定率は総応募者数のうち面接を設定した人の割合です。内定率は面接設定者数のうち内定を出した人の割合を指します。 公開されている平均値を参考にする際は、数字だけではなく、調査対象や集計方法も確認しましょう。たとえば、新卒採用と中途採用では候補者の属性や選考方法が異なるため、両者の平均値を同じ基準として比較することはできません。また、調査年によって採用市場の状況も変わります。自社の数字と比較する場合は、「いつ、誰を対象にして、どのように計算した調査か」を確認したうえで参考にすることが大切です。 歩留まり率は自社の前回値と比較する 歩留まりを改善するときは、公開されている平均値を目標にせず、自社の過去の数字との比較を重視しましょう。 歩留まり率は、業種や募集職種、採用条件によって変わります。専門職と未経験者向けの職種では応募者層が異なり、選考基準も異なるため、同じ基準で比較はできません。また、企業規模や採用人数によっては、1人の増減が歩留まり率を大きく左右するケースもあります。 公開されている平均値は状況把握の参考として置き、改善効果は同じ職種・集計条件で出した自社の過去データと比較しましょう。前回より数字が下がった段階があれば、募集条件の変更や候補者への連絡にかかった日数など、前回との違いを確認します。変更した内容も記録しておくことで、原因を特定するための材料になります。 改善する選考段階を1つに絞る4つの設問で改善すべき採用課題を絞る 歩留まり率を確認したら、次は数字が下がった原因を探りましょう。マイナビProfessionalでは、採用課題を絞るために次の4つを順番に確認することを推奨します。この4項目では採用活動のどこから詳しく調べるべきかを判断します。まずは前回より数字が下がった項目を見つけましょう。業界平均ではなく、自社の前回の数字と比較することがポイントです。 応募数 書類通過率 内定承諾率 1年定着率 応募数が減っている場合は、候補者を集める過程に課題がないか確認します。書類通過率が下がっていれば、応募者と募集条件が合っているかを見直します。内定承諾率の低下では選考期間や提示条件などを確認しましょう。1年定着率が下がっている場合は、採用時に伝えた内容と入社後の実態にズレがないかを振り返ります。 候補者の減少数が最も多い選考段階から改善する 複数の数字が下がっている場合は、減った人数が最も多い採用段階を確認します。 たとえば、応募者100人のうち60人が書類選考を通過した場合、書類選考で減った人数は40人です。さらに、書類通過者60人のうち45人が面接に進んだ場合、この段階で減った人数は15人となります。このケースでは、40人が減っている書類選考を見直す方が改善のインパクトが大きいと考えられます。 ただし、人数が多く減っているからといって、その採用段階に問題があるとは限りません。採用基準に合わない応募者を不採用にした結果であれば、必要な選考が行われているとも考えられます。人数だけで判断せず、条件を絞りすぎていないか、候補者への連絡が遅れていないかなど、改善できる要因がないかを確認しましょう。 改善策は1つずつ実施する 改善する箇所を決めたら、最初に試す施策は1つに絞ります。複数の施策を同時に変更すると、歩留まり率が変化しても何が影響したのかわからなくなるためです。たとえば、面接参加率を改善するために「候補者への連絡を早める」と「面接候補日を増やす」を同時に始めたとします。その後、面接参加率が上がったとしても、どちらの変更が効果をもたらしたのかを判断できません。 まず1つの施策を実施し、変更前後の数字を比較します。改善が見られれば継続し、変化がなければ原因を見直して次の施策を試します。この進め方であれば、採用担当者の負担を抑えて改善施策に取り組むことも可能です。 マイナビProfessionalでは、採用課題診断フローチャートを用意しています。採用課題を5つに分け、課題ごとの原因と取り組む内容をまとめて確認できます。 選考段階ごとに採用の歩留まりが低下する原因 書類通過率が低い原因：条件を絞りすぎている 応募者は集まっているのに書類通過者が少ない場合は、募集条件を絞りすぎていないか確認しましょう。特定の業界での経験や資格などの複数条件を必須にした場合、本来は採用の対象となる人まで書類選考で除外する可能性があります。 条件が増える要因の1つは、現場から挙がった希望をそのまま求人へ反映していることです。「必須の経験」と「できれば持っていてほしい経験」が整理されていないと、求める人物像が限定されます。過去に作成した求人をそのまま使っている場合も注意が必要です。事業や業務の変化によって、以前は必要だった経験や資格が不要になっていることもあります。 面接設定率が低い原因：連絡が遅い 書類選考を通過した候補者が面接前に離脱している場合は、合否連絡や面接の案内までに時間がかかっていないか確認しましょう。転職活動では複数の企業へ同時に応募する候補者も多く、自社からの連絡を待つ間にも他社の選考が進んでいます。他社から先に面接日を提示されれば、そちらの予定を優先することも考えられます。連絡がない期間が長くなることで、候補者に「採用意欲が低いのではないか」と受け取られる可能性もあります。 連絡が遅れる背景には、採用担当者の業務量や社内の調整にかかる時間があります。採用以外の業務との兼任で候補者への対応が後回しになっていないか、社内確認や日程調整に時間を要していないかを見てみましょう。候補者への連絡担当が明確になっているかも確認のポイントです。 面接後の辞退が多い原因：求人の内容と話が違う 面接後の辞退が多い場合は、求人の内容と面接での説明にズレがないか確認しましょう。応募時に想定していた仕事内容や条件と実態が異なっていた場合、候補者が入社をためらう要因になります。たとえば、求人では事務業務が中心と記載していたにもかかわらず、面接で営業業務も担当すると説明するケースです。勤務時間や出社頻度などの条件についても、求人に記載した条件と実際の働き方が一致しているかを確認しましょう。 こうした食い違いは、採用担当者が把握している業務内容と、現場の実態が異なることで生じます。求人を掲載する際は、仕事内容や勤務条件に変更がないか現場とすり合わせ、最新の情報を反映しましょう。 内定承諾率で低下する原因：他社の内定が先に出ている 内定承諾率が低い場合は、応募から内定までの選考期間を見直しましょう。自社の選考中に他社から内定が出た場合、自社の結果を待たずに入社先を決める可能性があります。とくに他社の内定に回答期限が設けられていた場合、自社の選考が終わる前に決断しなければならないこともあります。 選考が長引いている場合は、どの工程に時間がかかっているのかを調べます。面接回数が適切か、面接官との日程調整で次の選考まで期間が空いていないか、社内承認に時間を要していないかを確認しましょう。 候補者によっては、退職日や入社希望日がすでに決まっていて時間に余裕がないこともあります。自社への志望度が高くても選考結果を待てるとは限らないため、必要以上に選考期間を延ばさないことが重要です。 今月から動かせる採用の歩留まり改善策 書類通過率を改善する：募集条件を1つだけ広げる 書類通過者を増やすには、募集条件を整理したうえで見直す条件を1つに絞りましょう。複数の条件を同時に変えた場合、どの変更が書類通過率に影響したのか判断できません。 現在の募集条件を「入社時に必要なもの」と「入社後でも習得できるもの」に分け、業務に欠かせない条件を残します。経験必須の場合は類似業務の経験まで広げる、実務に必須ではない資格は歓迎条件へ変更するなど、見直す項目を1つ選びましょう。 募集条件の見直しは、採用担当者と現場責任者が連携して進めます。実際の業務に必要な条件かどうかを現場にも確認し、変更する項目を決めましょう。変更後は応募者数と書類通過率を記録し、以前の数字と比較して効果を検証します。 面接設定率を改善する：連絡までの日数を決めて遵守する 候補者への連絡が遅れている場合は、応募受付や選考結果を伝えるまでの期限を決めましょう。担当者の判断に任せず、「応募受付は翌営業日まで」のように候補者への連絡が発生するタイミングごとに対応期限を設定します。 期限までに選考結果を伝えられない場合は、回答予定日を候補者へ連絡します。候補者への連絡は採用担当者が行うとしたうえで、担当者不在の場合の対応方法も決めておきましょう。面接官が評価を完了する期限も明確にし、対応が止まらない体制を整えます。無理に期限を短く設定する必要はなく、現在の体制で継続して遵守できる日数を設定することが大切です。 面接後の辞退を防止する：求人と面接で伝える仕事内容をそろえる 面接で説明する仕事内容と求人の内容に齟齬がある場合は、面接前に求人側を修正しましょう。求人に記載していない業務を面接で初めて伝えた場合、候補者に不信感を与える可能性があります。入社後のミスマッチや早期離職につながるおそれもあります。 求人の記載内容は採用担当者が確認し、実際の業務との相違は現場責任者が確認しましょう。求人に記載していない業務も担当してもらう予定がある場合は、その内容もあらかじめ求人に追加します。「業務内容」「勤務条件」「任せたい役割」は採用関係者間で共有し、誰が面接しても同じ内容を伝えられるよう準備しましょう。 内定承諾率を改善する：選考回数を減らして内定を早く出す 内定までに時間がかかっている場合は、面接回数や選考の進め方に削減できる工程がないか見直しましょう。面接回数が多いほど日程調整も増え、選考期間が長引く要因になります。 各面接で確認している内容を整理し、重複している項目を洗い出します。一次面接と二次面接で同じ内容を確認している場合は1回にまとめましょう。複数の面接官による確認が必要であれば、同じ面接への参加を検討するのもおすすめです。内定までに複数の承認が必要な場合は、承認者や手順も事前に決定しましょう。 選考工程の見直しは、採用担当者と採用を決定する責任者が行います。見極めに必要な工程は残し、重複部分や候補者の待ち時間を減らすことがポイントです。内定までの期間を短縮し、候補者が他社へ入社を決める前に結果を伝えましょう。 採用に割ける人が足りなくて落ちている場合 連絡の遅れは人手の問題であることが多い 応募者への連絡が遅れる主な原因は、担当者の意識ではなく人手不足です。採用担当者が総務や労務を兼任している場合、日々の業務と並行して採用対応をしなければなりません。急ぎの業務が重なれば、面接の日程調整や合否の連絡が後回しになることもあります。 候補者は自社からの連絡を待つ間も、他社の選考を受けています。面接や合否が決まらないまま時間が経てば、先に選考が進んだ他社を選ぶ可能性があります。ただし、この課題は採用担当者に対応を急がせるだけでは解決しません。すでに業務過多になっている採用担当者へ促しても、処理できる仕事の総量は変わらないためです。 採用責任者は、応募の受け付けから合否連絡までの作業量を洗い出しましょう。各作業の担当者と所要時間を整理することで、負担が偏っている箇所を把握することができます。そのうえで、日程調整を別の担当者に依頼するなど、社内で分担できる作業を決定しましょう。 役割分担後も連絡の遅れが続く場合は、採用業務に必要な人手が足りていない可能性があります。採用担当者を増員できない場合は、日程調整や連絡などの定型業務を外部へ任せる方法も検討しましょう。 選考を回す仕事だけを外に出す 採用判断を伴わない業務は、外部への委託が可能です。採用業務の丸ごと外部へ任せるのではなく、社内で行う必要がない作業を切り分けることが重要です。委託できる業務には、面接の日程調整や候補者への連絡が挙げられます。確認項目を事前に共有しておくことで、応募書類に不足がないかを確認する作業や、候補者情報の整理も委託可能です。 選考基準の策定や面接での評価は、自社の採用方針に関わる業務です。候補者の採否を決める業務とともに社内へ残しましょう。採用責任者は現在の業務を一覧にしたうえで委託する範囲を決めます。外部の担当者には、作業内容だけでなく対応期限や報告方法、判断に迷った際の確認先を共有しておきましょう。 最初から多くの業務を任せる必要はありません。まずは日程調整などの定型業務に限り、社内の負担や連絡速度の変化を確認します。委託する業務を増やすかどうかは、その結果を見て判断しましょう。 よくある質問（FAQ） Q1. 歩留まりはどのくらいの頻度で見ればよいか 基本的には月ごとに確認しましょう。ただし、採用人数が少ない場合は1人の増減だけで割合が大きく変化します。この場合は毎月の数字の良し悪しだけで評価せず、募集が終わった時点で前回と同じ条件の数字を比較して振り返りを実施しましょう。 Q2. 母数が少なくて割合が安定しないときはどうするか 割合だけで判断せず、実際の人数もあわせて確認しましょう。対象者が少ない場合は、複数月や複数回の募集結果をまとめて比較します。集計期間や選考条件をそろえることで、一時的な増減と継続的な課題を区別することができます。 Q3. 新卒と中途で見方は変わるか 新卒採用と中途採用の歩留まりは分けて確認しましょう。新卒採用は同じ時期に選考が集中しますが、中途採用は応募ごとに選考の時期が異なります。採用方法や候補者の動きが異なるため、両者をまとめてしまうと実態を把握できません。それぞれ同じ採用区分の過去データと比較しましょう。 Q4. 選考を短くすると見極めが甘くならないか 必要な評価を残すことで、選考期間を短くしても見極めの精度を保つことが可能です。各面接で確認する項目と担当者を決め、同じ質問の重複をなくしましょう。必要な評価は残したうえで、合否までの待ち時間などの候補者を評価していない期間を見直しましょう。 まとめ 採用人数が目標に届かない原因は、採用活動全体にあるとは限りません。歩留まりを選考段階ごとに確認することで、改善が必要な場所を数字で絞り込むことが可能です。ただし、確認するのは世の中に公開されている平均値との差ではありません。同じ条件で集計した自社の前回値と比べ、候補者が最も多く減った段階を特定します。改善策を1つに絞って施策を実施することで、数字が変化した理由を判断できます。 採用担当者がすでに手一杯な場合は、定型業務を外部へ委託する方法も検討しましょう。限られた人手でも効率的に選考を実施できる体制を整えることが重要です。まずは採用課題診断フローチャートを使用して直近の採用結果を5段階に分け、改善する場所を1つ決めるところから始めましょう。 参考文献・出典 [1]株式会社マイナビ「中途採用状況調査2024年版（2023年実績）」2024年3月 https://career-research.mynavi.jp/wp-content/uploads/2024/03/tyutosaiyoujyoukyoutyousa2024-03-1-1.pdf 採用の歩留まり改善はマイナビProfessionalへ相談 採用の歩留まりを改善するにも、施策を進める人がいなければ状況を変えることは困難です。 マイナビProfessionalでは、人事・採用の実務経験を持つプロ人材を紹介します。採用課題の整理や選考フローの見直しなど、必要な業務から依頼可能です。1名から、最短3ヶ月から契約できるため、必要な期間だけ支援を受けられます。社内だけで採用業務を回すことが難しい場合は、まずはご相談ください。 資料請求・お問い合わせはこちら マイナビProfessional 公式サイト